Журнал путевых листов. Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Изменения в оформлении путевых листов в 2017 году, а также пример заполнения путевого листа мы рассматривали в наших отдельных консультациях. В этом материале расскажем о журнале учета движения путевых листов.

Кто должен вести журнал учета путевых листов

Организации и ИП, оказывающие транспортные услуги, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1 , п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ , п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Остальные лица, использующие транспортные средства, журнал регистрации путевых листов могут вести по своему усмотрению. Применение такого журнала позволит контролировать своевременность оформления путевых листов и, следовательно, списания горюче-смазочных материалов, израсходованных транспортными средствами, информация об использовании которых была отражена в соответствующих путевых листах.

Форма журнала регистрации путевых листов

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Журнал учета путевых листов (форма 8): скачать в Excel

Указывается, что это журнал ведется для контроля за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Организация и ИП при необходимости могут разработать форму журнала самостоятельно.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

Приведем пример заполнения журнала учета движения путевых листов на примере формы, утвержденной

Перевозка грузов - это целая индустрия. Особенно таковой она стала в современном мире. Практически каждая организация владеет автотранспортом.

Речь идет не только о компаниях-перевозчиках, чья работа заключается в доставке грузов. Это и компании-курьеры, и компании производящие/продающие продукты питания, бытовую химию и прочее.

Помимо этого у каждой организации есть как минимум один легковой служебный автомобиль.

Учет и контроль расходов топлива и целевого использования авто

Для ведения учета расхода топлива и фиксирования километража (пробега) автомобиля в документооборот вводится путевой лист. В нем указаны все необходимые для этого контроля данные. Его форма имеет утвержденный вид.

Основные различия по типу путевок - это на какой вид транспорта она выдана: грузовой или легковой. Для легковой машины этот документ имеет более упрощенную форму. Это связано с тем, что перевозка грузов может производиться машинами с прицепами. Данные о прицепах также указаны в путевке.

Помимо этого, для тяжелых авто всегда известен конечный пункт (место выгрузки). Он вписывается в при выезде.

В отличие от них, легковушки зачастую меняют и дополняют маршрут оперативно (в период следования). Поэтому данные о передвижении вписываются по мере перемещения (по факту). А это значит, что общий пробег заранее определить нельзя. Стало быть, невозможно предсказать, какой будет расход топлива за день.

Последнее правило действует и для грузовиков. И хотя можно просчитать километраж по карте (навигатору, GPS), но он может быть изменен (увеличен). Это может быть связано с непредвиденными препятствиями на пути следования.

Такими препятствиями могут быть: ремонтно-строительные дорожные работы, дорожно-транспортные происшествия, перекрытия направления сотрудниками дорожной инспекции и прочее.

Значит, расход топлива также может оказаться выше планируемого.

Все данные путевых листов направляются на переработку в бухгалтерию. Для того, чтобы не загромождать бухгалтерскую работу бумагами, в делопроизводство вводится журнал учета путевых листов. Эта книга необходима также для регистрации всех выездов (въездов) машин с территории (на территорию) предприятия. Это позволит избежать несанкционированного (нецелевого) использования транспорта.

Данные журнала

В этой книге допускается ведение записей в свободной форме. Но тем не менее, есть необходимые обязательные упоминания.

А именно:

1. Порядковый регистрационный номер;
2. Уникальный номер путевки;
3. Дата выдачи;
4. Номер госрегистрации авто;
5. Госномер прицепа (если есть);
6. Время отбытия с предприятия;
7. Время возврата на территорию автобазы.

Кроме этого, можно внести данные, о которых говорилось вначале. Это позволит передавать учетчикам только журнал, а не кипу путевок.

Если при создании необходимых граф журнала возникли трудности, можно обратиться к нашим специалистам или воспользоваться ссылками на образцы.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации путевых листов вариант которого можно скачать бесплатно.

Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.

Журнал состоит из нескольких частей.

Титульный лист:

• Юридическое название предприятия.
• Реквизиты организации (ОКПО).
• Период ведения журнала.

Табличная часть со сведениями:

• № путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
• Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
• Гаражный № автомобиля.
• Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).

Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.

Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами . Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.

Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно .

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.

Собственники автотранспортных предприятий часто задают вопрос про журнал учета путевых листов: обязательно ли вести в 2019 году его. В каком виде он должен быть и где лучше скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов. Собственники знают, что любое предприятие, на балансе которого находятся легковые или грузовые автомобили, обязано фиксировать их движение. Поэтому часто спрашивают и образец книги регистрации путевых листов. О том, как организовать учет и как правильно фиксировать движение, подробно рассмотрим ниже с возможностью скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019 г.

Для чего нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов

Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужна документация, подтверждающая затраты на движение и расход активов. В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист. Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, должен содержать журнал учета путевых листов 2019 и предшествующих лет. Исходя из норм Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, этот документ или журнал является обязательным для всех собственников транспортных средств. Помимо этого, в отдельном журнале должен производиться учет путевых листов.

Образец заполнения журнала учета путевых листов

Шаг первый. Титульный лист

Скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019 г. Титульный лист.

При заполнении титульного листа журнала учета указывается наименование и форма собственности организации, форма ОКПО, в обязательном порядке указывается месяц и год (период) ведения журнала. Печать ставить не нужно.

Пример заполнения титульного листа журнала

Шаг 2. Основная часть

Специально, чтобы учитывать движение путевых листов, была разработана форма № 8 (код по ОКУД 0345008), призванная унифицировать необходимые данные. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако в законе о бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011 прописано, что применение формы № 8 не является обязательным. Организация вправе самостоятельно создать образец книги учета путевых листов при условии, что в ней будет отражена вся необходимая информация.

Скачать журнал учета движения путевых листов, форма 8

В таблицу должны быть вписаны:

• номер и дата, когда выдан путевой лист;
• данные о водителе, его табельный номер;
• гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять эту колонку).

Пункт назначения и прочую информацию прописывают в столбце Примечание.

Эта обязательная информация должна содержаться, даже если организация самостоятельно определяла, как должен выглядеть путевой лист и журнал учета.

Скачать журнал учета путевых листов, форма 8 (2019 год) можно в нашей статье. Пример заполнения табличных данных.

Шаг 3. Завершение оформления

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

• водитель;
• тот, кто занес сведения (например, диспетчер);
• а также бухгалтер, получивший документ.

Образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. Завершение оформления путевки:

Периодичность ведения

Приведенный образец журнала выдачи путевых листов 2019 г. составлялся из расчета на месяц и каждый раз на новой странице. Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца. Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путевку» на движение.

В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

Где купить

В продаже имеются готовые книжечки, чтобы контролировать движение транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы.

Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

• тому, кто его вел;
• директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к распечатанному реестру. Скачать бесплатно журнал выдачи путевых листов можно по ссылке в нашей статье. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.

Сроки хранения

В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. На основании путевых листов и их движения складывается зарплата водителей, налог и база производственных расходов. Подобные первичные документы, сведения о которых заносятся в журнал учета, хранятся в организации не менее 5 лет. Очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.

До того, как его уничтожить, важно убедиться, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости вы не сможете подтвердить наличие и ведение контроля. Скачать бесплатно журнал путевых листов на следующий период можно на нашем сайте.

Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте .

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
2. Табличная часть, в которой указываются:

• номер путевого листа и дата его выдачи;
• данные водителя и его табельный номер;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
• водителя — о получении путевого листа;
• диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
• бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.